Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Information zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens
Allgemeines
Gemäß den Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermittelten sowie ggf. von uns erhobenen personenbezogenen Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses informiert sind, nehmen Sie bitte nachstehende Informationen zur Kenntnis.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:
WECOYA UNDERWRITING GmbH (nachfolgend „wir“ oder „uns“)
Große Elbstraße 39
22767 Hamburg
E-Mail: datenschutz@wecoya.com,
wenn Sie sich auf die Stelle bei der WECOYA UNDERWRITING GmbH bewerben.
Sofern Sie sich auf eine Stelle bei der Tochtergesellschaft der WECOYA UNDERWRITING GmbH (nachfolgend „WECOYA Tochtergesellschaft“ oder „WECOYA Tochtergesellschaften“) bewerben, ist diese mit der WECOYA UNDERWRITING GmbH gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortlicher im Sinne des Art. 26 DSGVO. Folgende WECOYA Tochtergesellschaften können demnach mit WECOYA UNDERWRITING GmbH gemeinsam für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich sein:
WECOYA SPECIALTY Underwriting GmbH oder WECOYA MOBILITY Underwriting GmbH oder WECOYA MARINE Underwriting GmbH oder WECOYA CEE Underwriting GmbH oder WECOYA SERVICES & CLAIMS GmbH.
Die Geschäftsadresse der WECOYA Tochtergesellschaften entspricht der der WECOYA UNDERWRITING GmbH. Dasselbe gibt für die zuvor genannten E-Mail-Kontakt.
Das „wir“ oder „uns“ bezieht sich grundsätzlich auf den potenziellen Arbeitgeber, es sei denn eine Bezugnahme auf die gemeinsame Verantwortlichkeit findet statt.
2. Datenschutzbeauftragter
Kontakt zu unserem Datenschutzbeauftragten können Sie wie folgt aufnehmen:
DS EXTERN GmbH
Dipl.-Kfm. Marc Althaus
Frapanweg 22
D-22589 Hamburg
Kontaktformular:
https://www.dsextern.de/anfragen
Kontakt zum Datenschutzbeauftragten der Tochtergesellschaften können Sie unter dem zuvor genannten Kontakt aufnehmen.
3. Datenkategorien
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir (ggf. gemeinsam) nur diejenigen personenbezogene Daten von Ihnen, die mit Ihrer Bewerbung in einem Zusammenhang stehen und die für die Feststellung Ihrer fachlichen und persönlichen Fähigkeiten in Bezug auf die zu besetzende Stelle erforderlich sind. Dies sind insbesondere allgemeine Daten zu Ihrer Person (wie Name und Kontaktdaten), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Ausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung oder andere Angaben persönlicher Art oder ihres beruflichen Werdegangs, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung im Rahmen der übermittelten Dokumente (insbesondere Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) mitteilen.
4. Rechtsgrundlagen, Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten sowie Speicherdauer bzw. Kriterien der Speicherdauer
4.1 Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses
Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Auswahlentscheidung bei der Besetzung einer Stelle und der (Neu-)Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses auf der Grundlage des § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt, basiert sie auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO. Sofern Sie uns gegenüber eine Einwilligung in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erklären (z.B. bei freiwilligen Angaben, die für die Bewerbung nicht zwingend erforderlich sind), ist die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt nicht.
Personenbezogene Daten, die für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, werden grundsätzlich gelöscht, wenn die Verarbeitung nicht mehr für die Entscheidung über die Begründung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist. Die Dauer der Speicherung hängt insofern von der Dauer des Entscheidungsfindungsprozesses ab.
Sollten wir Sie am Ende des Auswahlverfahrens einstellen bzw. auf einer anderen Stelle einsetzen, übernehmen wir Ihre personenbezogenen Daten – soweit dies erforderlich ist – in Ihre Personalakte. In diesem Fall werden die personenbezogenen Daten also erst gelöscht, nachdem das Arbeitsverhältnis beendet ist. Sollten wir Ihnen keine Beschäftigung anbieten können, werden wir die von Ihnen übermittelten Daten bis zu sechs Monate nach einer etwaigen Ablehnung für den Zweck aufbewahren, um Fragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und Ablehnung zu beantworten zu können. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen einer Löschung entgegenstehen, die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist oder Sie einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt haben.
Sollten Sie uns eine Initiativbewerbung – also eine Bewerbung, die sich nicht auf eine konkrete, von uns ausgeschriebene Position bezieht – gesandt haben, werden wir Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls verarbeiten, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden. Die vorstehenden Ausführungen gelten entsprechend, wobei wir Ihre Daten grundsätzlich löschen werden, wenn unseres Erachtens nicht abzusehen ist, dass ihre personenbezogenen Daten ggf. für die Entscheidung über die Begründung eines Vertragsverhältnisses genutzt werden könnten. Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, sind die sich aus der Einwilligungserklärung ergebende Speicherdauer sowie die etwaige Ausübung Ihres Widerrufsrechts die grundsätzlich maßgeblichen Kriterien für die Speicherdauer, wobei der Widerruf die Verarbeitung aufgrund anderer Rechtsgrundlagen unberührt lässt.
4.2 Etwaige Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Zusammenhang mit Bewerbungen
Unter Umständen können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist die Wahrung unserer Rechtspositionen.
Im Einzelfall kann sich deshalb eine Speicherdauer ergeben, die über die Entscheidung über die Begründung eines Vertragsverhältnisses hinausgeht. Dies wäre z. B. der Fall, wenn Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass Sie Ansprüche gegen den Verantwortlichen geltend machen werden. Die Speicherung erfolgt dann so lange, wie die Verarbeitung der Daten für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Dabei können zu den Kriterien der Speicherdauer die Fristen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz und dem Arbeitsgerichtsgesetz (§ 15 Abs. 4 Satz 1 AGG; § 61 b ArbGG) sowie Verjährungsfristen oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen zählen.
4.3 Aufnahme Ihrer Bewerbung in den „Talentpool“, Berücksichtigung bei anderen oder zukünftigen Stellenausschreibungen
Wir behalten uns vor, nach einer entsprechenden Einwilligungserklärung Ihrerseits, Ihre Daten zur Aufnahme in den „Talentpool“ für 12 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zu speichern, um etwaige weitere interessante Stellen für Sie zu identifizieren. Wir verarbeiten Ihre Daten dann auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Dies gilt beispielsweise auch für Bewerbung auf einen Ausbildungs- oder Praktikumsplatz.
4.4 Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Erbringung der HR-Zentralfunktion
Um nicht in allen WECOYA Tochtergesellschaften parallele Strukturen vorhalten zu müssen und kosteneffizient aufgestellt zu sein, werden Tätigkeiten im Personalmanagement/Personalwesen aus den WECOYA Tochtergesellschaften herausgelöst und aus unternehmerischen Gründen durch die WECOYA UNDERWRITING GmbH als Muttergesellschaft erbracht (im nachfolgenden auch als „HR-Zentralfunktion“ genannt). Die HR-Zentralfunktion macht es erforderlich, dass die WECOYA UNDERWRITING personenbezogene Daten der Bewerber der WECOYA Tochtergesellschaften verarbeitet, bei der die Parteien gemeinsam als Verantwortliche nach Art. 26 DSGVO gelten.
Zur Gewährleistung Ihrer Rechte und unter der Berücksichtigung der Vorgaben der DSGVO hat die WECOYA UNDERWRITING GmbH mit den WECOYA Tochtergesellschaften eine Vereinbarung geschlossen, die Regeln über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufstellt. Nähere Informationen zu unserem Vertrag stellt Ihnen auf Nachfrage einer der beiden gemeinsam Verantwortlichen gerne zur Verfügung. Die Vertragsparteien haben sich im Wesentlichen darüber verständigt, dass Sie als Bewerber hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer Daten jedes beteiligte Unternehmen einzeln ansprechen und Ihre Rechte gemäß Ziffer 8 dieser Information geltend machen können.
Rechtsgrundlage für die Übermittlung der Bewerberdaten und deren Verarbeitung durch die WECOYA UNDERWRITING GmbH ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse von WECOYA UNDERWITING GmbH besteht dabei darin, in der Muttergesellschaft aus unternehmerischen Gründen und zwecks Kosteneffizienz eine HR-Zentralfunktion für alle WECOYA Tochtergesellschaften anzusiedeln. Das berechtigte Interesse von WECOYA Tochtergesellschaften besteht darin, auf die angebotene HR-Zentralfunktion als Unterstützung bei Personalverwaltung und -entwicklung zurückgreifen ohne eine HR-Funktion im eigenen Haus vorhalten zu müssen.
Die Speicherung Ihrer Daten findet bei der WECOYA UNDERWRITING GmbH als gemeinsam Verantwortlichen für die Dauer der Erbringung der HR-Zentralfunktion statt, es sei denn eine gesetzliche Erlaubnis oder Ihre Einwilligung eine längere Aufbewahrung zulassen.
5. Quellen
Soweit Sie Ihre Bewerbung nicht an uns direkt, sondern über ein externes Online-Portal oder einen externen Recruiter übermitteln, erheben wir Ihre Daten (ggf. gemeinsam) zunächst über diese Dritten.
6. Empfänger
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten für die zuvor genannten Zwecke benötigen. Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit werden die Daten bei der WECOYA UNDERWRITING GmbH zudem an die Leitung der HR-Zentralfunktion sowie an den für die jeweilige WECOYA Tochtergesellschaft zuständigen HR Business Partner weitergegeben und verarbeitet. An die mit uns verbundene Unternehmen übermitteln wir ihre personenbezogene Daten nur, soweit dies im Einzelfall datenschutzrechtlich zulässig ist. Eine Datenweitergabe an sonstige externe Empfänger erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder uns Ihre Einwilligung vorliegt. Externe Empfänger können dabei sein: Auftragsverarbeiter (Dienstleister, die wir für die Erbringung von Services einsetzen, beispielsweise in den Bereichen der technischen Infrastruktur und Wartung unserer IT-Systeme), öffentliche Stellen (Behörden und staatliche Institutionen, wie z.B. Sozialversicherungsträger, Gerichte oder Behörden, an die wir aus gesetzlich zwingenden Gründen personenbezogene Daten übermitteln müssen), private Stellen (Steuerberater, Versicherungen oder ähnliche Hilfspersonen, an die Daten auf Basis einer Einwilligung oder einer Rechtsgrundlage übermittelt werden. Bei Webmeetings können auch die Anbieter solcher Dienste sowie Teilnehmer der Meetings Empfänger sein).
7. Pflicht zur Bereitstellung
Sie sind nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Allerdings ist je nach Einzelfall die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten für eine Entscheidung über die Begründung und Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich. Wenn Sie uns diese personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung nicht bereitstellen, kann es sein, dass wir keine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen werden vornehmen können.
8. Betroffenenrechte
Als betroffene Person haben Sie nach der DSGVO folgende Rechte, soweit deren jeweilige gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen: Recht auf Auskunft (Art.15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht auf Widerruf Ihrer datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem -Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an uns über die unter Ziffer 1. angegebenen Kontaktdaten.
Sie haben des Weiteren das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig ist.
9. Automatisierte Einzelentscheidung einschließlich Profiling
Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne des Artikels 22 der DSGVO finden im Zusammenhang mit der Bewerbung bei uns nicht statt.
10. Abschließende Bestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.